Viisi haastetta kokousalalla vuonna 2019

Tiukat kokousbudjetit, aikapaineet, organisaatiokysymykset, hotellien luovuuden puute, entistä monimutkaisemmat ja kalliimmat palvelutehtävät, tarve dynaamisempiin ja rikastuttavampiin kokemuksiin ja vastustuskyky muutoksiin - nämä ovat kokousalan suurimpia haasteita vuonna 2019 .Teneo Hospitality Group kyseli 150 kokoussuunnittelijaa ja hotellien omistajaa haasteista, joita he kohtasivat kilpaillessaan tehokkaasti nykypäivän muuttuvilla ja monimutkaisilla markkinoilla. Mielenkiintoista on, että osa suunnittelijoiden kohtaamista haasteista on sisäisiä, omissa organisaatioissaan. Kaikki kokousbudjetit olivat rajalliset, ajanpuute ja hieman joustamaton yrityskulttuuri, jotka aiheuttivat lisäongelmia, kuten innovaatioiden puute ja huono kustannusten hallinta.

"Monet näistä haasteista - ja niiden ratkaisut - ovat toisistaan ​​riippuvaisia", sanoo Teneon presidentti Mike Schugt. Hän toteaa, että kokousammattilaiset sanovat, että heillä on huolta organisaatiossaan ja yrityskulttuurissaan, mikä lisää vastustusta muutoksiin, minkä seurauksena budjetit vaikuttavat negatiivisesti. Suunnittelijat sanovat myös, että nämä haasteet yhdistettynä moniin ajan vaatimuksiin estävät luovia strategioita, jotka voisivat muuten auttaa ratkaisemaan Teneon viimeisimmässä tutkimuksessa esitetyt esteet.

"Teneolla, sen hotelli- ja DMC-jäsenillä on ainutlaatuinen tilaisuus tehostaa ja auttaa ratkaisemaan suunnittelukumppaneidemme haasteet", Mike Schugt sanoo. ”Voimme ottaa käyttöön luovia, aikaa säästäviä tarjouksia, jotka voivat myös täyttää heidän viimeisimmän rivinsä. Ymmärtämällä hinnat, päivämäärät ja tilan ylittävät tarpeet hotellit voivat tarjota innovatiivisia ratkaisuja haasteisiin, joita suunnittelijat kohtaavat kulissien takana. "

Haaste #1 Budjetit. Riittämättömät budjetit johtivat haastelistat kaikille kyselyyn osallistuneille. Suunnittelijat mainitsevat nousevat kustannukset, erityisesti ruoan ja juoman osalta, ilman vastaavaa kasvua budjeteissa. Budjetin kasvattamisen monimutkaisuus yrityksen eri osastoilta vaikuttaa kaikkiin kokousprosessin osa-alueisiin henkilöstön koulutuksesta sopimusten neuvotteluihin. Vahvasta taloudesta huolimatta jotkut suunnittelijat ilmoittivat budjettileikkauksista. Vastaajat totesivat, että kyvyttömyys saada riittävää rahoitusta heijasti ymmärryksen puutetta kokousteollisuuden syvällisistä muutoksista, jotka vaativat enemmän, ei vähemmän investointeja. Osallistujien tarpeet ovat nykyään hyvin erilaisia, varsinkin Millennialien ja Z-sukupolven keskuudessa, jotka vaativat korkeatasoista teknistä palvelua, suurempaa sitoutumista ja viihdyttävää toimintaa – tarpeita, joita on vaikea täyttää tiukalla budjetilla. Silti johdolla ja osallistujilla oli erittäin korkeat odotukset.

Ehdotettu ratkaisu: Suunnittelijoiden keskeinen tapa saavuttaa budjetti on olla läpinäkyvä ja olla avoimessa yhteydessä kiinteistöön. Vaikka taipumus voi olla korttien pelaaminen lähellä liiviä, läpinäkyvyys neuvottelujen alusta alkaen on avain tehokkaaseen suunnitteluun ja kustannusten kurissa pitämiseen. Vaikka monet suunnittelijat katsovat, että heidän on pidettävä osa budjettihuolenaiheistaan ​​suunnitteluprosessin jatkamiseen asti, rehellinen ja kattava näkemys kokousten tavoitteista ja resursseista antaa hotellien omistajille mahdollisuuden esittää realistinen budjetti.

Haaste # 2 Ajan puute. Aikapaineet vaikuttavat kaikkiin yrityksiin ja organisaatioihin, mutta joillakin huolenaiheilla on erityisiä seurauksia kokousalalle. Lähes kaikki vastaajat mainitsivat ajan puutteen ja tunnistivat haasteita, joilla voi olla kauaskantoisia seurauksia. Koska tekniikan laaja kehitys on vaikuttanut teollisuuteen, hotellien omistajat ja suunnittelijat totesivat, että heillä ei usein ollut aikaa pysyä mukana tekniikan kehityksessä. Tämä ongelma lisääntyi, kun osallistujat olivat edellä suunnittelijoita ja hotelleja omassa tekniikan käytössä. Uuden sukupolven kokoussuunnittelijoiden ja hotellihenkilöstön kouluttaminen on avain alan kehitykseen. Mutta harvoilla oli aikaa kehittää tehokkaita ohjelmia, jotka on räätälöity vastaamaan uuden sukupolven erilaisia ​​näkökulmia ja teknisiä taitoja. Merkittävimmin vastaajat olivat huolissaan siitä, että päivittäisen työn valtavat yksityiskohdat jättivät vähän aikaa pitkän aikavälin strategiseen suunnitteluun. Ja paras aika tuhlaaja? Liian monta tarpeetonta sähköpostia.

Ehdotettu ratkaisu: Hotellit ovat usein täynnä liidejä, eivätkä ne aina välttämättä pysty vastaamaan 24 tunnissa. Suunnittelijoita kehotetaan ilmoittamaan reagointiaikataulu etukäteen, jotta hotellit ja lomakohteet voivat tarjota parempaa vastauksen laatua. Suunnittelijoille he voivat sitten kerätä lyijyvasteensa kerralla ja olla varma, että vastauksen laatu tulee olemaan korkeampi, jos varataan hieman enemmän aikaa kiinnostaville ominaisuuksille. Suunnittelijat, jotka hankkivat yli 6 tai 7 hotellia lyijyä kohti ja useissa kaupungeissa, ovat yleensä vähemmän vakavia. Joten suunnittelijat voivat säästää aikaa ja parantaa vastausten laatua vähentämällä hotellilähteiden määrää, joihin he ottavat yhteyttä.

Jos suunnittelijat voivat jakaa joustavuutta päivämäärien kanssa prosessin alkuvaiheessa, ne säästävät aikaa ja hotellit voivat tarjota useita vaihtoehtoja, joilla on todennäköisesti eroja hinnoittelussa, mikä johtaa arvokkaampaan budjettiin. Kun annat hotellille mahdollisimman paljon tietoa, säästät aikaa ja säästät budjetissa.

Haaste # 3 Teknologian tasalla pysyminen. Salamannopeasti liikkuvassa teknologisessa ympäristössä pysyminen ajan tasalla ja tietoisena tekniikan vaikutuksista tuottavuuden saavuttamiseen voi olla pelottavaa. Ymmärtäminen, että vuosituhannen osanottajat voivat olla teknisen tietämyksensä suhteen edistyneitä, teknologiasovellukset ja odotukset voivat olla pelottavia. Jopa valittujen organisaatioiden johtajuus ei aina näytä ymmärtävän, miten tekniikka mullistaa kokousten kokemuksen tänään.

Ehdotettu ratkaisu: Pysyminen ajan tasalla ja eturintamassa tekniikan kehityksen kanssa on ratkaisevan tärkeää jokaisen kokouksen, konferenssin tai sosiaalisen kokouksen onnistuneen tuloksen kannalta. Kyllä, jotkut pitkäaikaiset käytännöt ovat edelleen arvostettuja, kuten valkotaulut ja LCD-soittimet. Mutta osallistuminen osallistujan laitteisiin asettaa kokouksen oppimisen kirjaimellisesti osallistujien käsiin tavalla, joka resonoi tekstiviesteihin, sosiaalisen median viesteihin, interaktiivisiin sovelluksiin ja muuhun kasvaneeseen sukupolveen. Nämä ovat työkaluja, joita he käyttävät jokapäiväisessä elämässään, ja niiden pitäisi olla työkaluja, joita he voivat odottaa käyttävänsä kokouksissa, jotka ovat tärkeitä heidän ja työnantajansa menestykselle.

Haaste # 4 Luovuuden puute. Suurten brändhotellien yritysten byrokratia selittää osittain suunnittelijoiden vaatimusta luovuuden lisäämisestä kokouksen aikana ja paljon joustavammasta liiketoimintaympäristöstä. Suuremmilla hotellibrändeillä on usein yrityskäytäntöjä, jotka saattavat asettaa rajoja ylittämään suunnittelijoiden lopullisten kokouskokemusten luomisen rajoja. Innovaatioiden ja omaperäisten tapahtumien tarvetta, kekseliästä tekniikan käyttöä, tehokkaita tiiminrakennusharjoituksia, uusia kokemuksia jopa kaikkein koetuimmissa ja todellisimmissa kohteissa sekä monipuolista, kestävää ja terveellistä ruokaa ei voida sivuuttaa.

Ehdotettu ratkaisu: Kumppani sellaisen hotellin tai lomakeskuksen kanssa, joka toimii luovasti suunnittelijoiden ja ryhmien kanssa rakentamaan kokousreitin, joka on räätälöity tietylle ryhmälle ja joukolle kokouksen tavoitteita. Riippumattomat ja pienet tuotemerkin ominaisuudet ovat itsenäisyytensä luonteen vuoksi osoittautuneet asiantuntijoiksi keksimään luovasti ja auttamaan suunnittelua ammattisuunnittelijoiden ja -ryhmien tavoitteiden saavuttamiseksi, tekemällä niin alusta-ajattelulla, erittäin ainutlaatuisella ryhmällä aloitteita, ja kaukana valmiista tiiminrakennuksen ohjelmoinnista. Yksityiset määränpääyhtiöt voivat myös olla tärkeä resurssi, ja Teneo ehdottaa kumppanuutta heidän kanssaan auttaakseen kaupunkia tai kohdetta elävöittämään vieraiden tapaamista maksimoimalla paikalliset resurssit ja nähtävyydet ryhmälle merkityksellisellä tavalla.

Haaste # 5 Ruuan ja juoman monimutkaisuuden lisääminen ja nousevat kustannukset. Kun väestö muuttuu monimuotoisemmaksi, ruoka-asetukset ja ruokavalion vaatimukset ovat monimutkaisempia. Kasvava tietoisuus hyvinvointi- ja kestävyyskysymyksistä lisää sekoitusta, josta voi tulla ongelmallisempaa ja kalliimpaa. Paleo-, keto-, peskari-, vegaani- ja uskonnolliset ruokavaliopyynnöt ovat vuoden 2019 konferenssiruokailun uusimpia trendejä. Vastaajat vaativat myös elintarvikkeiden tilausten parempaa hallintaa kustannusten pitämiseksi alhaisina ja jätteiden poistamiseksi.

Ehdotettu ratkaisu: Tämä on alue, jolla riippumattomat ja pienet tuotemerkit tarjoavat hotellit voivat olla erittäin luovia suunnittelijalle, koska ne ovat yrittäjämpiä ja luovampia, eikä niitä rajoita suurten tuotemerkkien vaatimukset ja rajoitteet. Ne voivat tyypillisesti tarjota luovamman tuotteen alhaisemmilla kustannuksilla. Työskentelemällä näiden kiinteistöjen kokkien ja juhlajohtajien kanssa suunnitteluprosessin alussa ja olemalla rehellisiä budjettirajoitteiden suhteen, on mahdollista saada vakavia säästöjä ruoasta ja juomista samalla kun saavutat maksimaalisen luovuuden.