"Turvallisuuden suunnittelu ei ole enää valinnaista - se on olennainen osa vastuullisten ja kestävien tapahtumien järjestämistä", sanoi Don Welsh, Destinations Internationalin toimitusjohtaja. "Tämä valkoinen kirja heijastaa toimialamme sitoutumista luomaan kokemuksia, jotka eivät ole pelkästään mukaansatempaavia vaan myös ennakoivaan riskistrategiaan perustuvia."
Valkoinen kirja perustuu yli 60 tapahtumaammattilaisen vastauksiin, joita kyselyyn osallistui IMEX Americassa lokakuussa 2024. Siinä tutkitaan, kuinka alan johtajat selviytyvät fyysisen turvallisuuden uhista, kyberturvallisuusriskeistä, luonnonkatastrofeista, elintarviketurvallisuudesta ja poliittisista levottomuuksista – samalla kun se tarjoaa todellisia esimerkkejä ja toimivia ratkaisuja.
Raportti paljastaa, että:
- Vain 36 prosentilla suunnittelijoista on tällä hetkellä riskienhallintatiimi paikalla.
- 52 % kehittää kriisinhallintasuunnitelman jokaista tapahtumaa varten.
- 58 % sisältää ennakoimattomia kustannuksia tapahtumabudjetissa – useimmat vaihtelevat välillä 1–10 %.
Valkoinen kirja sisältää tapaustutkimuksia ammattilaisilta, jotka sopeutuivat menestyksekkäästi kriiseihin – hurrikaaneista ja metsäpaloista vesijohtokatkoihin, vieraiden loukkaantumiseen ja poliittisiin protesteihin. Nämä reaaliaikaiset esimerkit tarjoavat pelikirjan vertaisille, jotka pyrkivät lisäämään ketteryyttä tapahtumatoimintoihinsa.
Valkoisessa kirjassa annettuja suosituksia ovat mm.
- Riskinarvioinnin sisällyttäminen tarjouspyyntöön ja paikanvalintaprosessiin.
- Mukaan lukien paikalliset sidosryhmät – CVB:t, yleinen turvallisuus, tapahtumapaikkatiimit – alusta alkaen.
- Kriisisuunnitelmien harjoitteleminen ja tiedottaminen jatkuvaa parantamista varten.
- Kouluttaa henkilöstöä sekä huipputeknologian työkaluissa että ihmiskeskeisissä käytännöissä, kuten käyttäytymistietoisuudessa ja eskaloinnin vähentämisessä.
Kokoussuunnittelijoita rohkaistaan myös toimimaan sisäisesti kohdeorganisaatioiden tarjoamien tietojen, menestystarinoiden ja viestien avulla.
"Nykypäivän dynaamisessa tapahtumaympäristössä riskien ymmärtäminen ja vähentäminen on tärkeämpää kuin koskaan."
Smart Meetingsin varatoimitusjohtaja ja sisältöjohtaja JT Long lisäsi: "Yhteistyömme Destinations Internationalin kanssa pyrkii tarjoamaan tapahtumien ammattilaisille tiedot ja työkalut, joita he tarvitsevat näiden haasteiden tehokkaaseen navigointiin."
Valkoinen paperi on saatavilla verkossa.
Kohteet International
Kohteet International on maailman suurin ja arvostetuin resurssi kohdeorganisaatioille, kongressi- ja vierailijatoimistoille (CVB) ja matkailutoimistoille. Yli 8,000 750 jäsenellä ja yhteistyökumppanilla yli XNUMX kohteesta, yhdistys edustaa voimakasta eteenpäin katsovaa ja yhteistyökykyistä yhteisöä ympäri maailmaa. Lisätietoja on osoitteessa määränpäätinternational.org.
Älykkäät kokoukset
Smart Meetings on kokousalan johtava mediayhtiö ja inspiraation ääni kokousammattilaisia varten. Palkittu Smart Meetings -lehtemme, verkkosivustomme, sosiaalisen median kanavamme ja livetapahtumamme ovat välttämättömiä resursseja kokoussuunnittelijoille, jotta he voivat löytää kohdetrendejä, olla yhteydessä toimittajakumppaneihin ja kehittyä ammatillisesti. Valtuutamme tapahtuma-ammattilaiset luomaan loistavia kokemuksia, jotka tuovat ihmiset yhteen ja johtavat merkityksellisiin liiketuloksiin. Lisätietoja on osoitteessa smartmeetings.com.