Äskettäiseen pyöreän pöydän kokouksiin osallistuneet ABPCO: n jäsenet tunnustivat, että konferensseissa on keskityttävä tiedonvaihtoon ja oppimiseen, ja väittivät, että mukana olevat näyttelytuotot ovat usein elintärkeitä tapahtuman onnistumiselle.

Kuten ABPCO:n yhteinen puheenjohtaja Therese Dolan kommentoi: "Se on taistelu sisällön ja kulutuksen välillä, jonka on aloitettava viestinnästä ja yleisön perusteellisesta ymmärtämisestä. Tärkeintä on varmistaa arvo kaikille. Sisältö ohjaa yleensä osallistujia, mutta näytteilleasettajien on nähtävä kävijämäärä ja sijoitetun pääoman tuotto. Yhdistyksen konferensseihin liittyy usein näyttely, koska se tuo lisäarvoa osallistujille, samalla kun se tuo tuloja, jotka hyödyttävät koko yhdistystä ja joskus myös itse delegaatteja alennettujen konferenssimaksujen kautta.

ABPCO:n pyöreän pöydän tapahtumat tarjoavat jäsenille foorumin, jossa he voivat kerätä ja jakaa monimutkaisia ideoita ja haasteita turvallisessa ja yksityisessä ympäristössä. Tapahtuma pidettiin Crowne Plaza London – The Cityssä. Siihen osallistui useita talon sisäisiä PCO:ita, jotka yrittivät saada kaiken irti konferensseistaan ja näyttelyistään. Tärkeimmät tulokset olivat:

• Näyttelyiden tarve ja niiden tulot on pidettävä keskeisenä osana yhdistyksen liiketoimintasuunnitelmaa ja tuloja.
• Järjestäjät helpottavat osallistujien ja näytteilleasettajien välistä esittelyä.
• Kieli, joka heijastaa näytteilleasettajien merkitystä - kumppaneilla tai sponsoreilla katsotaan olevan enemmän arvoa.
• Edustajien tarve ymmärtää näyttelyn merkitys.
• Osuvuuden merkitys - sekä konferenssissa jaetun tiedon että näytteilleasettajien valinnan kannalta.
• Haasteet, joita terveydenhuollon vaatimusten noudattaminen voi asettaa näyttelylle.

Shaun Hinds, Manchester Centralin toimitusjohtaja, johti keskustelua ja lisäsi: "Tapahtuma oli todellinen menestys, joka tuotti paljon mielenkiintoista keskustelua. Paikkana, joka on etuoikeutettu isännöimään monia Ison-Britannian johtavia yhdistyskonferensseja, se antoi meille korvaamatonta tietoa siitä, miten voimme auttaa järjestäjiä kasvamaan ja toimittamaan menestyviä kongresseja vuosi vuodelta. "

Therese päättää: "Konferenssin järjestäjien tehtävänä on viime kädessä edistää sekä konferenssin että näyttelyn onnistumista. Tämä pyöreän pöydän tapahtuma, kuten monet muut, kattoi valtavan määrän sisältöä lyhyessä ajassa ja tarjosi arvokasta oppimista kaikille läsnäolijoille. Oli kuitenkin selvää, että koko prosessin tärkein osa oli yhteisöjen tarve kokoontua ja kommunikoida. Mikä on totta puhuen jokaisen onnistuneen tapahtuman avaintekijä."