Kuinka kommunikoida tehokkaasti asiakkaiden kanssa loman aikana?

Tämä seikka toi minulle kotiin keskustelun jälkeen ystävän kanssa hänen kokemuksistaan ​​kirjanpitäjänsä kanssa. Saatuaan HMRC:ltä huolestuttavan kirjeen, joka oli täynnä virheitä ja jossa vaadittiin jo suorittamiaan maksuja, hän pyysi kirjanpitäjänsä apua saadakseen kipeästi kaivattua varmuutta. Huolimatta kiinteästä 125 £ + ALV:n kuukausittaisesta järjestelystä tilitoimiston kanssa, hänen heinäkuun puolivälissä lähetettyyn avunpyyntöön vastattiin automaattisella vastauksella, jonka mukaan tiimi oli koulun lomalla ja vastaa muutaman päivän sisällä. Sillä välin hänen tavallinen laskunsa saapui virheettömästi. Kului kuusi työpäivää, ennen kuin hän sai lyhyen päivityksen: "Tutkimme tätä" ja sitten hiljaisuuden. Kaksi viikkoa myöhemmin, ilman lisätietoa, hän otti uudelleen yhteyttä vain saadakseen uuden automaattisen viestin, jossa kerrottiin, että toimisto avataan uudelleen 30. elokuuta – yhteensä kuusi viikkoa ilman ratkaisua. Näin ollen ystäväni etsii nyt uutta kirjanpitäjää.

Viestintävinkkejä yrityksille loman aikana

1 Varoita etukäteen

Jos olet suunnitellut lomaasi hyvissä ajoin tai olet vasta äskettäin päättänyt paeta, on tärkeää ilmoittaa siitä tiimillesi mahdollisimman aikaisin. Kahden viikon loman ilmoittamisen odottaminen viimeiseen hetkeen voi aiheuttaa tarpeetonta stressiä ja taakkaa kollegoillesi, joiden on hoidettava tehtäväsi poissa ollessasi. Riittävä valmistautumisaika on välttämätön kaikille mukana oleville, ei vähiten niille, jotka tekevät ylimääräistä työtä toiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi.

On suositeltavaa ilmoittaa kollegoillesi vähintään kuukausi ennen lähtöäsi, varsinkin jos sinulla on merkittävä rooli organisaatiossasi. Vältä huolimattomuus asettamalla muistutuksia tiimisi päivittämisestä lomaasi edeltävinä viikkoina ja päivinä, mikä auttaa varmistamaan sujuvan siirtymisen ja välttämään odottamattomat yllätykset.

2 Delegoi työt ja tehtävät

Varmista, että jokainen yksityiskohta on käsitelty huolellisesti. Tee kattavat valmistelut mahdollisia skenaarioita, velvoitteita tai mahdollisia ongelmia varten. Tee aloite kollegoiden valitsemiseksi, ohjaa heitä tiettyihin rooleihin ja käytä aikaa heidän kattavaan koulutukseen koskien heille uskomiasi tehtäviä. Jos joku osallistuu asiakasvuorovaikutukseen, anna hänelle kaikki tarvittavat tiedot kunkin asiakkaan ainutlaatuisista vaatimuksista ja odotuksista. Jos joku toinen henkilö johtaa väliaikaisesti johtamaasi projektia, anna hänelle kattava tarkistuslista jäljellä olevista tavoitteista.

Luo kattava opas, jossa kerrotaan tärkeiden tiedostojen sijainnit, eri projektien yhteystiedot ja menettelytavat hätätilanteiden käsittelemiseksi. Tavoitteena on välttää kiireellisten kyselyjen tulva, joka häiritsee rauhallisuuttasi loma-aikana. Varovainen lähestymistapa varmistaa, että vastuusi ovat luotettavissa käsissä, mikä antaa sinulle mielenrauhan.

3 Valmistele viestintäkanavat etukäteen

Jos et voi lopettaa yhteydenpitoa asiakkaiden kanssa loman aikana, varmista, että voit vastaanottaa tarvittavat kirjeet ja asiakirjat missä tahansa. Nyt on jopa a FAKSI iPhonesta: Faksisovellus, joka voi korvata faksilaitteen. Tämä online-faksi voidaan vapaasti käsitellä, vastaanottaa ja lähettää älypuhelimesta. Jos sinulla on faksisovellus ja iPhone, sinulla on kaikki mitä tarvitset asiakirjojen käsittelyyn. Samalla tavalla kuin tässä esimerkissä, sinun tulee harkita viestintäsuunnitelmaa muunlaisten asiakkaiden kanssa käytävien viestien kanssa.

4. Laadi työhön paluusuunnitelma

Paluu toimistolle jonkin tauon jälkeen voi usein tuntua pelottavalta. Sinua odottaa todennäköisesti lukuisia lukemattomia sähköposteja, vastaajaviestejä, muistioita, päivityksiä, haasteita ja kiireellisiä tiedusteluja.

Helpottaaksesi palaamista työnkulkuun sujuvammin, on viisasta suunnitella, mitä odottaa tauon jälkeen. Harkitse keskustelutilaisuuden järjestämistä muutaman tiimin jäsenen kanssa, jotta saat tietoa merkittävistä tapahtumista poissaolon aikana. Järjestä postilaatikkosi ensisijaisesti keskittyäksesi kriittisimpiin sähköposteihin. Läpinäkyvän ja avoimen kommunikoinnin ylläpitäminen tiimisi kanssa on ratkaisevan tärkeää, jotta voit ymmärtää perusteellisesti kehitystä ja edistymistä projekteissa tai vastuissa, joista olit poissa.

5 Määritä Poissa-vastaaja

Varmista, että jokainen tukikohta on peitetty ja valmistaudu perusteellisesti kaikkiin mahdollisiin skenaarioihin, tehtäviin tai kriiseihin. Ota yhteyttä kollegoihin, delegoi heille tiettyjä tehtäviä ja tarjoa kattavaa koulutusta heille uskottavista tehtävistä. Jos joku edustaa sinua asiakastapaamisissa, anna hänelle yksityiskohtainen selostus asiakkaiden ainutlaatuisista vaatimuksista ja mieltymyksistä. Jos joku toinen kollega ottaa vastuun tietystä projektista poissa ollessasi, toimita hänelle kattava tehtävälista, jossa on yksityiskohtaiset tiedot kaikista suoritettavista tehtävistä.

Luo kattava opas, jossa kerrotaan tärkeiden tiedostojen sijainnista, eri projektien yhteyspisteistä ja hätätilanteiden käsittelymenettelyistä. Tavoitteena on välttää kiireellisten sähköpostien tulva, joka häiritsee rentoutumistasi rannalla. On viisaampaa olla varovainen ja varmistaa, että projektisi ovat ammattitaitoisissa käsissä ennen lähtöä.

Yhteenveto

Asiakkaille ilmoittaminen etukäteen poissaolostasi on varovainen käytäntö. Kun olen esimerkiksi poissa lomalla, kanta-asiakkaani ovat jo tietoisia siitä, etteivät he voi varata valmennustilaisuuksia tälle ajanjaksolle. Olen asettanut automaattisen sähköpostivastauksen kuittaamaan vastaanotetut viestit ja ilmoittamaan päivämäärät, jolloin olen poissa toimistosta. Niille, joilla on kiireellisiä tiedusteluja, vastauksessa on yhteysnumero. Tähän numeroon lähetetyt viestit lähetetään minulle tekstiviestinä, ja sitoudun vastaamaan 24 tunnin kuluessa.